Einordnung

Warum Transportaufträge oft noch von Hand erfasst werden

Aufträge erreichen eine Spedition über die unterschiedlichsten Wege und in den unterschiedlichsten Formaten: als E-Mail im Fließtext, als angehängtes PDF, mal in diesem, mal in jenem Layout, von jedem Auftraggeber ein wenig anders. Für den Auftraggeber ist das der bequemste Weg. Für die Spedition bedeutet es, dass jemand die relevanten Angaben aus jedem einzelnen Eingang herausliest und von Hand in die Auftragsmaske überträgt.

Bei fünfzig Aufträgen am Tag ist das ein spürbarer Zeitblock, der sich Tag für Tag wiederholt. Dazu kommt das Fehlerrisiko beim Abtippen, etwa bei Postleitzahlen, Referenznummern oder Terminen. Wirklich lohnend war eine automatisierte Erfassung bislang meist nur bei Großkunden mit hohem, regelmäßigem Auftragsvolumen. Dort haben sich Investitionen in feste Schnittstellen oder auf ein bestimmtes Formular trainierte Erkennungssoftware gerechnet. Bei kleineren oder unregelmäßigen Auftraggebern blieb es beim manuellen Abtippen, weil sich der Aufwand für eine Schnittstelle schlicht nicht rechnete.

Die Kombination aus OCR und einer kontextverstehenden KI verschiebt genau diese Grenze: Auftragsdaten in E-Mails und PDFs werden erkannt und richtig zugeordnet, ohne vorher auf ein bestimmtes Layout trainiert worden zu sein. Was das für den Arbeitsalltag in der Spedition bedeutet, ordnet dieser Beitrag ein.

Funktionsweise

So läuft der Prozess in der Praxis ab

Der Ablauf lässt sich mit der Fotoüberweisung im Onlinebanking vergleichen. Dort wird ein Überweisungsträger fotografiert, die Software liest Empfänger, IBAN und Betrag aus und der Nutzer prüft die erkannten Werte, bevor er die Überweisung bestätigt. Bei der Auftragserfassung funktioniert es sehr ähnlich, nur dass am Anfang statt eines Fotos eine E-Mail oder ein PDF-Dokument steht.

1. Auftrag kommt an

Die E-Mail mit den Auftragsdaten trifft wie gewohnt im Posteingang ein, im Text oder als angehängtes PDF.

2. Upload in das TMS

Der Nutzer lädt die E-Mail oder das Dokument in die Transportmanagement-Software hoch, ohne die Inhalte vorher zu sichten.

3. KI liest aus

Die KI analysiert den Inhalt und überträgt Ladestellen, Termine, Referenzen und weitere erkannte Werte in die Auftragsmaske.

4. Prüfen und ergänzen

Der Nutzer kontrolliert die erkannten Daten, korrigiert bei Bedarf und ergänzt fehlende Angaben. Die Verantwortung bleibt beim Menschen.

5. Auftrag speichern

Nach der Freigabe wird der Auftrag gespeichert und steht der Disposition wie jeder andere Auftrag zur Verfügung.

Zeitaufwand im Vergleich

Manuell Mit KI-Unterstützung
Mail oder PDF öffnen und prüfen 1 bis 2 Minuten etwa 1 Minute
Daten in das TMS übertragen, Kunden anlegen 3 bis 5 Minuten 0 bis 1 Minute
Auftrag prüfen und erstellen 1 bis 2 Minuten etwa 0,5 Minuten
Zeit pro Auftrag 5 bis 9 Minuten 3,5 bis 6,5 Minuten weniger

Bei fünfzig Aufträgen am Tag kommt so schnell ein Zeitblock von mehreren Stunden zusammen, der an anderer Stelle im Tagesgeschäft fehlt.

Technologie

OCR liest, KI ordnet zu: das Zusammenspiel zweier Technologien

OCR (Optical Character Recognition), die optische Zeichenerkennung, ist seit Jahren die Basis dafür, Text aus einem Dokument überhaupt maschinenlesbar zu machen. Sie erkennt Buchstaben und Zahlen in einer E-Mail oder einem PDF und wandelt sie in verarbeitbaren Text um. Bei klassischen, formularbasierten Lösungen musste zusätzlich für jedes Kundenformular einmal festgelegt werden, an welcher Stelle im Dokument Absender, Menge oder Liefertermin stehen. Änderte sich das Layout, musste diese Zuordnung neu eingerichtet werden.

Genau an dieser Stelle setzt die KI an. Sie übernimmt den von OCR erkannten Text und ordnet ihn inhaltlich den richtigen Feldern zu, unabhängig davon, an welcher Position im Dokument eine Angabe steht. Eine Ladestelle bleibt eine Ladestelle, ob sie oben rechts in einer Tabelle steht oder im Fließtext einer E-Mail erwähnt wird. So wird aus der reinen Texterkennung ein Verständnis des Inhalts, und die Einrichtung pro Kundenformular entfällt.

Kein Vorlagentraining

Die Kombination aus OCR und KI erkennt Inhalte auch ohne zuvor auf ein bestimmtes Formular eingerichtet worden zu sein. Neue Absender lassen sich sofort verarbeiten.

Sofort einsatzbereit

Ohne Einrichtungsaufwand pro Kunde lässt sich die Lösung direkt nutzen, auch für Auftraggeber ohne eigene Schnittstelle.

Wirtschaftlich auch bei kleinen Mengen

Da keine Einrichtungskosten pro Formular anfallen, rechnet sich der Einsatz bereits bei geringem Auftragsvolumen.

Der Mensch bleibt in der Kontrolle

Die KI übernimmt das Auslesen, die Freigabe erfolgt weiterhin durch den Nutzer. Das schafft Vertrauen in das Ergebnis.

Einsatzbereich

Für wen sich der Einsatz besonders lohnt

Bei Großkunden mit hohem, regelmäßigem Auftragsvolumen bleibt eine feste Schnittstelle meist die wirtschaftlichste Lösung. Die Daten laufen dort strukturiert ein, ein Erkennungsschritt ist gar nicht nötig. Interessant wird KI-basierte Auftragserfassung genau dort, wo sich eine Schnittstelle bislang nicht gelohnt hat: bei kleineren, unregelmäßigen oder neuen Auftraggebern, die weiterhin per E-Mail oder PDF beauftragen.

Für diese Aufträge gab es bisher meist nur zwei Optionen: von Hand abtippen oder auf eine Schnittstelle warten, die sich wirtschaftlich nie gerechnet hätte. KI-basierte Auftragserfassung schließt genau diese Lücke und macht auch kleinere Auftragsmengen effizient verarbeitbar, ohne dass Mitarbeitende dafür zusätzlich geschult werden müssen.

Fazit

Ein kleiner Baustein mit spürbarem Effekt

KI-basierte Auftragserfassung löst kein grundsätzliches Digitalisierungsproblem, sie nimmt aber einen wiederkehrenden, zeitaufwendigen Schritt aus dem Tagesgeschäft. Gerade bei kleineren und unregelmäßigen Auftraggebern, für die sich eine Schnittstelle nie gerechnet hätte, summiert sich die eingesparte Zeit schnell zu mehreren Stunden pro Woche. Die SIRUM Logistics Suite bietet diese Funktion als integrierten Baustein, ohne separate Einrichtung pro Kunde oder Formular.

Häufige Fragen zu KI-basierten Auftragserfassung

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Über SIRUM

Die SIRUM GmbH mit Sitz in Hamburg entwickelt die SIRUM Logistics Suite, eine webbasierte 360°-Lösung für moderne Logistikprozesse. Transportmanagement, Warehouse Management, Dokumentenmanagement, Flottenmanagement, Buchhaltung und Portale lassen sich modular kombinieren und in einer Private Cloud mit Hosting in Deutschland betreiben. So unterstützt SIRUM mittelständische Logistikunternehmen dabei, zentrale Abläufe digital, sicher und effizient abzubilden.