Einordnung
Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist für Unternehmen längst ein wichtiges Thema. Elektronische Rechnungen schaffen die Grundlage für effizientere Abläufe, weniger manuellen Aufwand und eine bessere Datenqualität in der Verarbeitung.
Dabei spielen standardisierte Formate eine zentrale Rolle. Eines der bekanntesten Formate im deutschen Markt ist ZUGFeRD. Für Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, was hinter dem Format steckt, wie es sich von klassischen PDF-Rechnungen unterscheidet und welche Anforderungen sich daraus für die eigene Systemlandschaft ergeben.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Umfeld in Deutschland rechtlich verankert. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsfristen.
Eine E-Rechnung ist mehr als ein digital versendetes Rechnungsdokument. Entscheidend ist, dass die Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, damit sie automatisiert verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht.
Der Mehrwert einer E-Rechnung liegt vor allem in der medienbruchfreien Weiterverarbeitung, kürzeren Durchlaufzeiten und einer geringeren Fehleranfälligkeit. Zusätzlich können Porto, Papier und Transportwege entfallen.
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es verbindet ein visuell lesbares PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisiert verarbeitet werden.
Genau diese Kombination macht ZUGFeRD für viele Unternehmen interessant: Das Format verbindet bestehende Abläufe mit den Anforderungen an standardisierte, digital verarbeitbare Rechnungsprozesse.
In Europa basiert die elektronische Rechnungsstellung auf dem Standard EN 16931. Dieser definiert die inhaltlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und bildet die Grundlage für verschiedene länder- oder marktspezifische Formate.
Die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie und ein wichtiges Format im öffentlichen Umfeld.
ZUGFeRD ist der zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Factur-X ist das französische Format und identisch mit ZUGFeRD.
Das Format in Italien und ein Beispiel dafür, wie unterschiedlich elektronische Rechnungsformate in Europa ausgestaltet sein können.
Das Format in Spanien. Für international tätige Unternehmen ist deshalb wichtig, Formate und Empfängeranforderungen sauber zu prüfen.
Technische Umsetzung
ZUGFeRD ist keine eigenständige Software, sondern ein standardisiertes Rechnungsformat. Damit Unternehmen es sinnvoll nutzen können, muss die eingesetzte Software die strukturierten Daten erzeugen, empfangen oder verarbeiten können.
In vielen Fällen geschieht das über ERP-, Buchhaltungs-, EDI- oder branchenspezifische Systeme. Entscheidend ist, dass Rechnungsdaten nicht nur abgelegt, sondern strukturiert in bestehende digitale Prozesse eingebunden werden.
Relevanz für die Logistik
In der Logistik sind reibungslose digitale Abläufe besonders wichtig. Rechnungen stehen oft im Zusammenhang mit Transportaufträgen, Leistungsnachweisen, Belegen und weiteren Prozessschritten. Wenn Rechnungsdaten standardisiert und systemseitig verarbeitet werden können, reduziert das Schnittstellenprobleme und beschleunigt administrative Abläufe. Gerade bei hohem Belegaufkommen ist das ein wichtiger Vorteil.
SIRUM Logistics Suite
Mit der SIRUM Logistics Suite lassen sich elektronische Rechnungen strukturiert empfangen und verarbeiten. In unserem TMS unterstützen wir beim Import verschiedene gängige E-Rechnungsformate, damit Unternehmen ihre Rechnungsprozesse zuverlässig in bestehende digitale Abläufe integrieren können.
Zu den unterstützten Formaten zählen unter anderem XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL 2.1, PEPPOL 3 und NLCIUS. So schaffen wir die Grundlage für eine standardisierte, effiziente und zukunftsfähige Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Informationen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und dadurch maschinell verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF ist in der Regel keine E-Rechnung, weil die Rechnungsdaten nicht strukturiert für eine automatische Verarbeitung bereitstehen.
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es verbindet ein visuell lesbares PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnung kann dadurch von Menschen gelesen und von Software automatisiert verarbeitet werden.
In Europa basiert die elektronische Rechnungsstellung auf dem Standard EN 16931. Relevante Formate sind unter anderem XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA und FacturaE. Welches Format passend ist, hängt vom Land, Empfänger und Prozess ab.
In der Logistik stehen Rechnungen oft im Zusammenhang mit Transportaufträgen, Leistungsnachweisen, Belegen und weiteren Prozessschritten. Strukturierte Rechnungsdaten reduzieren manuelle Arbeit, beschleunigen administrative Abläufe und helfen, Schnittstellenprobleme zu vermeiden.
Mit der SIRUM Logistics Suite lassen sich elektronische Rechnungen strukturiert empfangen und verarbeiten. Im TMS unterstützt SIRUM beim Import verschiedene gängige E-Rechnungsformate, darunter XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL 2.1, PEPPOL 3 und NLCIUS.
Über SIRUM
Die SIRUM GmbH mit Sitz in Hamburg entwickelt die SIRUM Logistics Suite, eine webbasierte 360°-Lösung für moderne Logistikprozesse. Transportmanagement, Warehouse Management, Dokumentenmanagement, Flottenmanagement, Buchhaltung und Portale lassen sich modular kombinieren und in einer Private Cloud mit Hosting in Deutschland betreiben. So unterstützt SIRUM mittelständische Logistikunternehmen dabei, zentrale Abläufe digital, sicher und effizient abzubilden.
